Verzetteln oder produktiv organisieren?

Was sind Deine 3 wichtigsten Tools um produktiv zu arbeiten? Fragte Zeitmanagement-Bloggerkollege Ivan Blatter im Rahmen seiner Blogparade.

Der landtechnik begeisterte Landwirt würde da vielleicht impulsiv sagen:

  • Mein Schlepper
  • Mein Pickup
  • Mein Melkroboter

Hätte die NASA so gedacht, wären die Mondraketen mit ihren vielen tausend PS Schubkraft zwar auch gestartet, aber sie hätten ihr Ziel wohl verfehlt.

Die Steuerung lenkt die Kraft ins Ziel

Das ist der Punkt, wo viele Landwirte eigentlich gar nicht so gern hinwollen. Ins Büro bzw. in die Büroorganisation.

Und gerade deshalb sollten Landwirte jetzt bewusst weiterlesen, weil gerade erst die sichere Organisation die Kraft zur Effektivität führt.

Verzettelung: Unorganisiert – unstrukturiert – unproduktiv

Ich dachte früher auch, ein Schuhkarton reicht als Ablagesystem. Als mittlerweile bekennender Belegschlamper zahlte ich manches Lehrgeld.

Dabei ist gute Organisation im Prinzip gar nicht schwer. Es ist wie Fußball spielen:

  1. Ball sicher annehmen (Info, Brief, EMail, Anruf, Fax)
  2. Ball führen und entscheiden wohin damit (Aktion, delegieren)
  3. Tor! (Ablage)

Ein Fußballspieler trainiert bis er es im Schlaf richtig macht. Es zur eingeschliffenen Routine wird.

Das ist im Büro nicht anders. Die disziplinierte Routine bildet das gute System.

Und hier kommen nun die digitalen Helfer, PC und Co ins Spiel, weil nunmal Computer und Co. schneller und fehlerfreier Informationen verarbeiten und speichern können, als jeder noch so fleissige Landwirt das von Hand machen könnte.

Meine 3 wichtigsten Tools sind:

  1. Scanner mit EMailfunktion (Brother MFC-7460DN)
  2. MyLAIKO mit EMail-Kalender-Notiz-Aufgaben-Dokumentenablage (Cloud)
  3. iPhone (Smartphone)

Sie sind einfach und sehr effektiv

weil sie  vernetzt miteinander harmonieren. Und genau darauf kommt es an, wenn ich effektiv sein will, wenn ich Produktivität gewinnen und Stress vermeiden will.

Ich zeige mal den Ablauf:

1. Scanner mit EMailfunktion

Briefe, Rechnungen, Bescheide, Dokumente und Zettel prasseln jeden Tag auf jeden ein. Die Kunst ist jetzt diese in Echtzeit zu packen. Und hier ist mein geliebter Scanner mit EMailfunktion die Erfindung schlechthin.

  • Zettel in den Scanner
  • Zielwahltaste auf meine EMail-Adresse
  • Start-Taste

und schon landet jedes Dokument als PDF in meinem EMail-Postfach. Mit diesem einfachen Scanvorgang nehme ich die erste Hürde des Papiers in die digitale Welt quasi im Vorbeigehen. Alle nichtamtliche Originalbelege wandern nach dem scannen sofort in den Schredder. Das ist einfach nur konsequent.

2. MyLAIKO mit EMail-Kalender-Notiz-Aufgaben-Dokumentenablage

MyLAIKO hat nicht nur ein normales Postfach, sondern dazu auch noch die ganze persönliche Organisationspalette integriert

  • Kalender
  • Adressen
  • Notizen
  • Aufgaben
  • Dokumentenablage

Alle gescannten Dokumente und auch alle eingehenden EMail werden sofort in thematische Ordner sortiert. Farbige Flags und Kategorisierung ermöglichen dasselbe arbeiten, als ob ich einen Papierschrank hätte. Ich kann also auch digital hier so einfach arbeiten, wie ich es mit Zettel gewohnt bin.

3. iPhone (Smartphone) verbindet und macht mobil

Mein iPhone kommt nun ins Spiel. Mit meinen MyLAIKO-Zugangsdaten die EMail im iPhone einrichten und wie von Zauberhand nutze ich nicht nur EMail, sondern, Kalender, Notizen, Aufgaben und Dokumente in der Hosentasche.

  • Alle meine Adressen und Telefonnummern sind immer da.
  • Jedes Dokument kann ich suchen und herholen.
  • Mein iPhone-Kalender hupt und erinnert mich an meine Termine.

Keine Einbahnstraße

Selbstverständlich nehme ich das iPhone auch dazu um sofort Daten und Vorgänge zu erfassen. Meistens fotografiere ich das Objekt (ich bin Tippfaul!), den Zettel oder ein Typenschild oder den Wildschaden, die Ohrmarkennummer usw. und schicke es per Mail in mein digitales Büro.

Vertrauen in die Wolke

Ohne Online-Speicher geht dieses kommote System nicht. Doch vielen Landwirten fehlt da noch das Vertrauen. Der Informationsbedarf ist dementsprechend hoch.

Keep ist simple

Mein Leitsatz. Es muss einfach, praktikabel und nützlich sein.

  • Ein Vorgang wird EINMAL erfasst
  • Eine Adresse wird EINMAL getippt
  • Ein Termin wird EINMAL festgelegt
  • Ein Dokument wird EINMAL gespeichert
  • und ALLES ist überall (PC, iPhone) für mich greifbar. Ja ich kann es sogar auch in der Familie (Familienbetrieb) miteinander teilen.

Strategie gegen das Verzetteln

Ja, wir Landwirte sind sehr oft auch ein bisschen Belegschlamper. Ich darf das sagen, ich bin nämlich Landwirt und ich bin bekennender Belegschlamper.

Darum ist diese praktische Art der Vernetzung für mich so wertvoll.

Weil ich so sein darf, wie ich halt bin – und habe trotzdem alles im Griff – auch mobil,  auch auf dem Schlepper!

Alois

PS:

Für die Lesefaulen zeige ich meine 3 wichtigsten Tools in einem kurzen Video.

http://youtu.be/uHAFYuc8B4Q

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